Долой бумажную волокиту: как оформить электронный больничный лист и как работодателю работать с ним?

Электронный листок нетрудоспособности – ЭЛН имеет ряд преимуществ для работодателей, сотрудников, медучреждений. Основной плюс заключается в уменьшении бумажной волокиты и более оперативной выплате пособия. Важно понимать, как проводится оформление электронного больничного листа.

Как организации перейти на ЭЛН?

В 2019 году продолжается массовое внедрение ЭЛН. Для предприятий, на которых не налажен электронный документооборот, это создает ряд сложностей. Руководителям компаний важно понимать, как заполняется и куда затем отправляется ЭЛН.

Лицам, желающим получить медицинское подтверждение нетрудоспособного периода в электронном варианте, надо знать, в какое учреждение обратиться, с какими документами и что при оформлении потребуется подписать.

Фонд социального страхования (ФСС) постепенно переводит организации на использование электронных листков нетрудоспособности. ЭЛН более удобны для руководителей компаний в обработке. Они позволяют исключить фальсификацию и упростить документооборот.

Чтобы организации перейти на работу с электронными справками о временной нетрудоспособности, необходимо проделать ряд таких действий:

• представителю компании стоит явиться в филиал ФСС и подписать соглашение об информационном взаимодействии;
• зайти на официальный портал ФСС https://lk.fss.ru и авторизировать личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах»;
• получить электронную цифровую подпись;
• обучить ответственных лиц работать с ЭЛН: находить справку о нетрудоспособности конкретного сотрудника, заполнять ее, отправлять в «Соцстрах».

Название программы для работы с электронными больничными

Для заполнения и отправки больничных электронных листов в ФСС можно скачать специальную программу. Это значительно упростит для ответственных лиц предприятия работу с ЭЛН. Такая программа представляет собой систему обмена электронными документами с Соцстрахом.[ads-mob-1]

[ads-pc-1]Программа позволяет работодателю:

1. просматривать изменения в ЭЛН, которые вносит врач медучреждения;
2. указывать данные о стаже, среднем заработке подчиненного и т.п.

Называется она АРМ ФСС. Скачать программу можно через личный раздел сайта ФСС. Находится она в свободном доступе и сопоставима со всеми используемыми сегодня операционными системами. Отличается удобным и понятным интерфейсом. В ней имеется встроенная инструкция по эксплуатации.

Существуют также и другие автоматизированные учетные программы. Многие из них являются бесплатными.

Работа с электронными больничными листами реализована в таких бухгалтерских программах:

• 1С:Зарплата и управление персоналом;
• Контур-Персонал;
• Калуга-Астрал;
• СБИС;
• ПАРУС;
• Контур-Экстерн;
• Упрощенка 24/7» и т.п.

Данные системы делают обработку электронных листков нетрудоспособности более удобной и быстрой. Обычно руководитель организации поручает заполнение и отправку в ФСС больничных листков сотрудников бухгалтеру либо кадровику.

Порядок работы организации

Руководители предприятий при переходе на ЭЛН часто сталкиваются с определенными трудностями и проблемами. Это связано с незнанием того, как работать с электронными больничными работодателю.

Рекомендуется придерживаться такого алгоритма действий:

1. войти в персональный кабинет на официальном портале Соцстраха;
2. ввести номер бюллетеня;
3. заполнить поле, отведенное для работодателя;
4. проверить корректность внесенных данных;
5. отправить заполненный ЭЛН в ФСС;
6. произвести оплату больничного листка;
7. получить компенсацию от Фонда Соцстраха.

Создание личного кабинета на сайте ФСС

Чтобы иметь возможность получить и просмотреть больничный электронный лист сотрудника, работодателю необходимо авторизоваться на сайте ФСС, войти в личный кабинет. Если предприятие еще не зарегистрировано на данном официальном сервере, тогда стоит пройти данную несложную процедуру.

Чтобы создать личный кабинет на сайте ФСС, надо проделать ряд таких действий:

• зайти на портал Госуслуги. Зарегистрироваться на сайте. Это может сделать непосредственно руководитель организации либо его представитель. Во втором случае нет необходимости в оформлении нотариальной доверенности. Требуется нажать на кнопку регистрации. Откроется окно. В нем надо ввести данные юридического лица: полное наименование компании, ОГРН, ИНН, организационно-правовую форму, фамилию, имя и отчество, контакты руководителя. Важно указывать точные сведения. Данные будут проверены по Единому государственному реестру юридических лиц. В случае обнаружения несовпадений в регистрации будет отказано. Если информация была введена корректно, тогда предприятию будет открыт доступ к личному кабинету;
• зайти на сайт http://cabinets.fss.ru. На главной странице выбрать «Кабинет застрахованного». Нажать на «Вход в кабинет». Система предложит ввести пароль и логин. В качестве логина можно использовать номер СНИЛС, адрес электронной почты либо номер телефона. Пароль стоит вводить тот же, что и в случае авторизации на портале Госуслуги.

Получение и заполнение листков нетрудоспособности

Если система работы с ЭЛН была введена на предприятии относительно недавно, то у ответственных лиц часто возникают вопросы с тем, как заполнять электронный больничный лист сотрудника. В первую очередь нужно получить от работника индивидуальный код справки нетрудоспособности. Он состоит из 12 цифр. Введя их в соответствующее поле системы, можно получить доступ к электронному больничному подчиненного.[ads-mob-2]

Требуется внести необходимую информацию в блок «Заполняется работодателем», осуществляется это в следующем порядке:

[ads-pc-4]

• выбирается место работы сотрудника, основное либо совместительство;
• проставляется регистрационный номер страхователя, полученный в ФСС;
• указывается пятизначный код структурного подразделения Соцстраха, в котором предприятие состоит на учете;
• отмечается идентификационный номер налогоплательщика застрахованного лица;
• вписываются инициалы и фамилии руководителя компании либо уполномоченного лица, главного бухгалтера;
• в графе «Средний заработок для исчисления пособия» указывается сумма доходов сотрудника за два года, предшествующих уходу на больничный;
• отмечается среднедневная заработная плата;
• указывается страховой стаж в годах и месяцах в соответствии со статьей №19 ФЗ №255, а также пунктами 2 и 2.1 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа. Эта информация необходима для расчета величины пособия, которая выражается в проценте от суммы среднего дохода;
• в графе «в т.ч. нестраховые периоды (лет) (мес)» отмечаются данные, которые засчитываются в страховой стаж согласно части 1.1 статьи №16 ФЗ №255 и пункта 2.1 Правил подсчета стажа;
• заполняется поле «Условия исчисления». Выбирается один из четырех вариантов из всплывающего меню;
• указывается информация о том, за какой период работнику причитается пособие по временной нетрудоспособности;
• отмечается, какая сумма средств будет выплачена сотруднику работодателем, а какая – ФСС. Выражается в рублях и копейках через разделительный знак – «точка»;
• пишется общая сумма пособия по временной нетрудоспособности;
• указывается дата начала работы. Выбирается из всплывающего календаря.

Графа наименования организации заполняется автоматически после того, как юридическое лицо авторизуется в ЕСИА. Информация в поле «Акт формы Н-1 от» вносится лишь в том случае, если сотрудник получил травму на производстве в результате несчастного случая либо потерял трудоспособность по причине профессионального заболевания.

После заполнения всех полей надо активировать кнопку «Экспорт в файл». Откроется новое окно. В нем нужно указать адрес сохранения файла.[ads-mob-3]

Электронный документ подписывается цифровой подписью. Следует нажать на кнопку «Сохранить». После этого заполненный листок нетрудоспособности будет отправлен в Фонд страхования. Сохраненный ЭЛН всегда остается доступным для работодателя в соответствующем разделе.

[expert_bq id=2408]Электронный больничный лист должен быть заполнен и передан предприятием в ФСС в течение пяти рабочих дней после его получения от сотрудника.[/expert_bq]

Оплата

Оплатой больничного листа занимается ФСС. Пособие по временной нетрудоспособности перечисляется сотруднику в течение десяти рабочих дней. Финансовые средства могут поступать непосредственно от ФСС либо через работодателя. Все зависит от выбранного метода расчета.

Всего существует два таких способа:

1. прямой;
2. зачетная система.

В первом случае пособие сотрудник получает от ФСС. Взаимодействие с работодателем при этом отсутствует. Это позволяет не изымать денежные средства из оборота предприятия. Если применяется зачетная система, тогда больничный в полном объеме оплачивает работодатель из собственного бюджета.

После этого руководство фирмы направляет в ФСС документы, которые подтверждают факт выплаты финансовых средств подчиненному. После этого Соцстрах возмещает убытки, понесенные компанией. При использовании на предприятии зачетной системы оплаты больничных листков, работник получает пособие обычно в течение трех дней после закрытия справки о нетрудоспособности.

Как работнику оформить больничный в электронном виде?

Чтобы работнику получить ЭЛН, ему нужно обратиться в медицинское учреждение, в котором введена система выдачи электронных справок о нетрудоспособности. Это может быть государственная или частная поликлиника.

Главное, чтобы медицинское заведение имело лицензию на проведение лечения.  При обращении в медучреждение, рекомендуется сообщить врачу о желании получить ЭЛН. Оформление электронного больничного листа имеет ряд особенностей.

В первую очередь это касается необходимости подписания пациентом на приеме у врача согласия на обработку личных данных. Без этого документа электронный больничный выдан не будет. Согласие является типовым. Его шаблон скачивается с сайта ФСС и заполняется по образцу.

Вторая особенность ЭЛН заключается в том, что после оформления электронного больничного, доктор предоставляет пациенту уникальный код. Благодаря этому шифру человек сможет просматривать свой больничный лист лично, а также предоставить доступ к нему работодателю. Переносить на бумажный носитель ЭЛН, заверять его печатями нет необходимости.

Таким образом, оформление электронных больничных, не представляет особых сложностей для работодателя. Важно соблюдать утвержденный алгоритм действий, вносить достоверные сведения, не допускать каких-либо ошибок, придерживаться установленных сроков заполнения ЭЛН.

https://youtu.be/GULrptTM6po