Что такое депонированная заработная плата и как производится ее учет?

Некоторые обстоятельства могут помешать работнику явиться в организацию для получения начисленных ему средств в кассе. В таком случае депонированная заработная плата будет храниться до обращения гражданина в бухгалтерию. Несвоевременная выплата депонированных средств по запросу работника является нарушением норм трудового права.

Что это такое?

ТК РФ требует от работодателей выплаты заработных средств сотрудникам дважды в месяц. Конкретные даты и периоды выдачи определяются руководителем и закрепляются в локальных нормативных актах организации.

Перед началом выплат компания получает в банке определенную сумму и составляет расходную ведомость, содержащую список фамилий работников и начисленные им средства. Период выдачи заработных плат сотрудникам длится пять дней.[ads-mob-1]

По истечении данного периода все средства, превосходящие кассовый лимит, подлежат депонированию. Депонирование заработной платы – это передача на сохранение в банк наличных средств, не полученных сотрудниками в срок, установленный внутренними нормативными актами компании. По указанию ЦБ РФ данные деньги подлежат обязательному депонированию, так как организации они уже не принадлежат.

Если работник по какой-либо причине не смог прийти за зарплатой, кассир должен проставить запись «депонировано» напротив его фамилии в последний день периода выплат. В результате этого сотрудник становится депонентом. Таким образом, депоненты по заработной плате – это работники, не получившие своевременно положенное им вознаграждение за труд.

Как депонировать невостребованную заработную плату?

Процедура возвращения на расчетный счет невостребованной заработной платы включает такие действия:

• в последний день периода расчета в платежной ведомости кассир делает соответствующую отметку напротив фамилии сотрудника, не явившегося за зарплатой;
• кассир подсчитывает и в итоговой строчке платежной ведомости указывает общую сумму выплаченных и отложенных средств;
• подписанная и проверенная главным бухгалтером платежная ведомость передается руководителю предприятия;
• бухгалтерия производит учет депонированной заработной платы с помощью соответствующих проводок;
• денежные средства переводятся на расчетный счет организации до обращения работника.

Если сотруднику мешает прийти за заработной платой тяжелое заболевание, бухгалтер вправе выдать ему деньги непосредственно в медицинском учреждении, предварительно подготовив все необходимые документы. Если работник умер, положенные ему средства могут получить члены его семьи. Во избежание наследственных споров деньги перечисляются на депозит нотариуса, который занимается вопросами наследства умершего.

Учет и оформление депонированной зарплаты

Организация вправе оформлять учет депонированных средств любым подходящим способом. С 2014 года закон не предъявляет к этому процессу четких требований. Специалистам бухгалтерии достаточно удобно применять следующие документы: книга учета и реестр депонированных сумм. Данную документацию можно вести в свободной форме.[ads-mob-2]

В реестре депонированных сумм бухгалтерскими работниками, как правило, указывается:

[ads-pc-2]

• название компании;
• дата внесения сведений;
• период, в котором произошло неполучение гражданином зарплаты;
• данные платежной ведомости;
• сведения о сотруднике, который не получил положенные ему средства;
• депонируемая сумма.

Реестр также содержит информацию об итоговой сумме всех вернувшихся на расчетный счет денег и подпись бухгалтера. Книга учета таких средств обычно заводится на один календарный год.

В ней построчно отображаются данные по каждому депоненту: фамилия работника, его табельный номер, депонируемая сумма. Затем денежные средства переводятся на банковский счет для хранения до востребования работником. Если предустановленный лимит кассового остатка не превышен, невыплаченные средства могут остаться в организации.

ИП и субъекты малого бизнеса вправе не устанавливать кассовый лимит. С одной стороны, им можно не депонировать неполученную зарплату. С другой стороны, если не провести депонирование, при проверке трудовая инспекция может расценить это как задержку выплат работнику и оштрафовать организацию.

Бухгалтерские проводки

При депонировании применимы несколько бухгалтерских проводок, отражающих переход невыплаченных в срок средств в статус депонированных, их последующее движение на расчетный счет и их возврат для выдачи по запросу работника.

Бухгалтерский учет невостребованных средств, являющихся кредиторской задолженностью предприятия, осуществляется путем проводок в следующем порядке:

1. «Депонирование неполученных средств» – Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) – Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам);
2. «Зачисление денег на банковский счет организации» – Дебет 51 (Расчетный счет) – Кредит 50 (Касса);
3. «Получение в банке наличных средств, подлежащих выплате» – Дебет 50 (Касса) – Кредит 51 (Расчетный счет);
4. «Выдача депонированной зарплаты из кассы» – Дебет 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам) – Кредит 50 (Касса).

[expert_bq id=2408]НДФЛ несовместим с депонированной заработной платой, так как данный налог удерживается в момент получения денег работником. Страховые взносы не зависят от факта выплаты заработка, поэтому они перечисляются с суммы депонированных средств в общем порядке.[/expert_bq]

Что делать, если работник так и не получил деньги?

Работник, у которого не было возможности получить заработанные средства в положенный срок, вправе обратиться за ними в другое время. Если в момент обращения в кассе не будет нужной суммы, гражданин получит выплату в ближайшие дни.

Учитывая возможные задержки, связанные с банковскими операциями, работодателю стоит указать сроки выдачи депонированной зарплаты в локальных актах организации. Что делать, если денежные средства так и не были востребованы сотрудником?

Срок исковой давности по перечислению депонированной зарплаты работнику истекает через три года, в течение которых она хранится на банковском счете компании. Если за указанный период никто не обратился и не потребовал выдачи денежных средств, задолженность организации перед гражданином списывается.

В бухгалтерском учете данная сумма включается в состав прочих издержек, в налоговом учете она причислена к статье внереализационных расходов. При списании невостребованной зарплаты применяется проводка: Дебет 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам) – Кредит 91, субсчет 1 (Прочие доходы).[ads-mob-3]

[ads-pc-3]Для списания кредиторской задолженности по зарплате после истечения срока давности создаются следующие документы:

• акт инвентаризации расчетов с трудовым коллективом по оплате труда;
• бухгалтерская справка;
• приказ руководителя.

Действия по списанию задолженности необходимо производить в последний день отчетного периода, в котором по данной невостребованной зарплате истекает срок давности.

Процесс депонирования заработной платы затрагивает интересы обеих сторон трудового сотрудничества. Работодателя беспокоит вопрос правильного расчета налогов, учитывающего депонированные средства.

Для сотрудника важно, чтобы не нарушалось его право на оплату труда. Несвоевременная выплата организацией депонированных денежных средств или отказ в ней приведет к серьезным последствиям.