Новый формат: что собой представляет электронная трудовая книжка и как с ней работать?

Законодательство РФ с 2020 года внесло существенные изменения в порядок ведения документации, содержащей данные о трудоустройстве населения. Теперь, знакомый всем работающим гражданам, документ приобретает такой новый формат как, электронная трудовая книжка.

Что собой представляет электронная трудовая 2023?

Каждый человек рано или поздно начинает свою трудовую деятельность. В процессе оформления на работу происходит заключение договора и другие сопутствующие операции в числе которых, заполнение трудовой книжки.

Это документ, куда вносится информация о трудовой занятости человека, его стаже и опыте работы, занимаемой должности.

Если раньше процесс оформления документа заключался в приобретении бумажного экземпляра и ручного заполнения необходимой информации, то с 2020 года данная операция приобретает электронный формат (439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», от 16.12.2019 г.). Это отличается удобством пользования и значительной экономией времени заполнения.

Преимущество нововведения заключается в удобстве постоянного доступа сотрудников, работодателя, а также других уполномоченных инстанций и государственных органов к необходимой информации о трудовой деятельности граждан. Помимо этого, на новый уровень выходит и возможность аналитики и кадрового учёта.

Цифровой носитель хранит идентичные бумажному документу сведения о трудовой занятости конкретного лица:

• даты, вид и основания кадровых мероприятий;
• место работы;
• профессия, должность, специальность, структурное подразделение, квалификация.

Необходимые данные работодатель может предоставить в соответствующие органы любым удобным для себя способом. К перечню возможных вариантов относятся такие сервисы, как личный Кабинет страхователя, помощь специализированного оператора, а также Клиентская служба Пенсионного фонда России (ПФР).[ads-mob-1]

Ознакомиться с имеющейся информацией работники могут также любым предпочтительным способом, а именно: через Личный кабинет, интернет-портал Госуслуг или с помощью специальных приложений поддерживающихся современными гаджетами.

В случае необходимости или собственного желания, сотрудник имеет право требовать у работодателя или органов ПФР, Многофункционального центра (МФЦ) предоставления необходимых данных на бумажном носителе. Документ будет выдан в форме выписки. Данная услуга доступна вне зависимости от прописки гражданина или места его работы.

[expert_bq id=2408]Переход на электронный формат носит исключительно добровольный характер. Гражданин самостоятельно решает, какой вариант ему предпочтителен. В любом случае, каждый работник имеет полное право на хранение бумажного экземпляра трудовой книжки неограниченное время.[/expert_bq]

Преимущества и недостатки

Переход на электронный формат носителя о трудовой информации предполагает множество значимых преимуществ, касающихся, в первую очередь, удобства пользования информацией.

https://youtu.be/CKWl-iqy_oU

Электронный документ невозможно забыть дома или потерять, впоследствии потратив значительное количество личного времени на его восстановление.

Помимо этого, электронная трудовая книжка (ЭТК) исключает возможности изменения личных данных путём приобретения нового документа. Теперь вся информация неизменно хранится в базе, с которой может ознакомиться работодатель, сотрудник и другие уполномоченные инстанции.

Среди других преимуществ электронного формата трудовой книжки выделяют:

• возможность моментального доступа с помощью любого устройства и оперирование необходимой информацией о трудовой деятельности конкретного гражданина в режиме онлайн;
• сведение к минимуму различных ошибок и неточностей в предоставляемой документом информации;
• аналитическая обработка данных о трудовой деятельности населения страны уполномоченными органами;
• высокий уровень безопасности сохранности данных, минимизация возможности манипуляций с информацией о трудоустройстве (внесение фиктивных данных).

Помимо существенных положительных моментов, существуют и некоторые недостатки данного электронного сервиса, а именно:

• сбои в базе данных о трудовой деятельности, как неизменный фактор работы цифровых устройств и сетей;
• риск утечки информации за счёт существования интернет-преступности;
• отсутствие повсеместной возможности пользования цифровыми устройствами и сервисами (личный дискомфорт при отсутствии бумажного документа и контроля информации).

Таким образом, конечно, явные преимущества новой системы сильно перевешивают отрицательные стороны. Тем не менее, вопрос о решении и преодолении связанных с всеобщей цифровизацией проблем, остаётся открытым.

По этим причинам законодательство не обязывает население к переходу на ЭТК. Оптимизация процесса носит добровольный характер.

Как перейти на ЭТК: пошаговая инструкция

Процесс переход на электронный формат не отличается значительными сложностями и временными затратами. Помимо ознакомления с непосредственным процессом перехода, работодатель должен обеспечить соответствующую техническую базу, предоставляющую возможность работы с документами. Помимо этого, руководство обязано вести контроль над изменениями в системе и своевременно выполнять новые требования.[ads-mob-2]

При решении работодателя о переходе на новый электронный формат трудовой книжки необходимо действовать в следующем порядке: 

[ads-pc-2]

1. уведомление работников. Работодатель обязан уведомить работника о нововведениях в компании. Об изменениях в алгоритме работы необходимо под роспись ознакомить каждого сотрудника. Форма уведомления может быть произвольной, но рекомендуется всё-таки использовать согласованный с ПФР образец, который можно взять на сайте Пенсионного фонда;
2. получение заявлений от работников. Для оформления ЭТК работающие граждане должны представить заявление в администрацию предприятия до 31.12.2020 года, о ведении документа в электронном виде;
3. сдача отчетности по форме СЗВ-ТД. Ежемесячный отчёт в ПФР. Работодателю необходимо сдавать новую форму отчётности до 15 числа каждого месяца на протяжении 2020 года. С 2022 года сдача нового отчёта требуется в случае кадровых изменений – увольнении или приёме на работу. Заполнить электронную книжку можно в специальной программе, которая сама заполнит все необходимые поля и отправит данные в ПФР;
4. внесение правок в Правила внутреннего трудового распорядка. Изменения в ведении личной документации кадрового состава, требует от работодателя обновления нормативных локальных актов и при необходимости внесения нужных изменений, соответственно, ознакомив с этим сотрудников. Документы, подлежащие проверке: положение об оплате труда, трудовые договора, правила внутреннего распорядка, регламент работы и т.д.

Что делать с бумажными книжками?

Граждане вправе оставлять в личном пользовании бумажную версию трудовой книжки неограниченный срок. К тому же, многие мелкие компании в отдалённых регионах могли не учесть принятые нововведения и не успеть реализовать это в своей деятельности.

Решение о переходе на цифровой формат ещё не принято окончательно, поэтому в течение 2020 года система будет действовать в тестовом режиме, а уже с 2023 года это станет обязательным основанием для всех работодателей.

Помимо этого, любой гражданин может подать заявление в соответствующие органы на ведение документа в традиционном, бумажном, формате.

В этом случае документ будет оформляться в электронном и бумажном варианте. Законодательство отметило, что у каждого гражданина есть право пользоваться удобным для него форматом документа, поэтому переход на электронный вариант осуществляется исключительно на добровольной основе.

Выбор остаётся за работником, руководствующимся личными мотивами. Полный отказ от бумажных носителей будет возможен только в том случае, если к этому будет готов каждый гражданин, независимо от уровня развития современных электронных технологий.[ads-mob-3]

Особенности работы с ЭТК

Итак, среди особенностей нововведений, касающихся ведения электронного документа о трудовой занятости, выделяют следующие:

[ads-pc-4]

• гражданин вправе сам выбрать удобный для себя формат трудовой книжки;
• если лицо трудоустраивается впервые после наступления 2023 года, то трудовая книжка будет носить исключительно цифровой формат;
• работодатель обязан отчитываться в ПФР о кадровых перестановках каждый месяц;
• сведения о трудоустройстве носят личный характер и не подлежат разглашению третьим лицам;
• любой сотрудник имеет право запросить сведения из ЭТК в любом удобном для себя формате;
• информация, имеющаяся в электронном и бумажном формате документа полностью идентична.

Переход на электронные носители документов стал возможен благодаря стремительному развитию общества и информационных технологий. Это более удобный способ хранения личной информации, хотя и имеющий некоторые нюансы, связанные с безопасностью данных.

Несмотря на все явные преимущества, многие предпочитают традиционный способ ведения документации и отчётности.