Оформляем служебную записку на отгул: содержание документа и образец

Трудовое законодательство требует предупредить работодателя об отсутствии сотрудника в рабочий день. Служебная записка на отгул является официальным документом, согласно которому можно получить выходной с сохранением зарплаты или за счет работника. Но требуется убедиться, что руководитель одобрил заявление, иначе будет засчитан прогул.

В каких случаях пишется служебка?

Служебка на отгул считается внутренним документом, который никуда не сдается. На его основании происходит определение отработанного времени, начисление заработной платы и учет отпускных дней. Основная цель записки заключается в информировании руководства об отсутствии сотрудника на работе.

В некоторых компаниях существует бланк, куда требуется вносить нужную информацию. Но в большинстве случаев сотрудник сам должен указывать все от руки.

Выходной могут предоставить:

• в счет отпуска;
• за отработанное ранее время;
• по уважительным причинам, указанным в Трудовом кодексе РФ;
• для решения личных проблем.

В последнем случае административный отпуск на один день предоставляется за счет сотрудника.

[expert_bq id=2408]Отгул можно получить в счет отпуска. Но этот вопрос необходимо согласовывать с руководством. Часто поступает отказ на оформление отгула в счет отпуска, так как тогда нагрузка на бухгалтера повышается и возрастает риск ошибки при составлении финансового отчета для ФНС.[/expert_bq]

Какую причину можно указать?

Трудовой кодекс РФ предусматривает, какие причины можно указать в служебной записке на предоставление выходного дня. Также он предусматривает случаи, когда отгул не отражается на заработной плате сотрудника.[ads-mob-1]

Вот что можно указать в качестве причины отсутствия на рабочем месте:

[ads-pc-1]

• сдача крови (с сохранением заработной платы согласно положениям статьи 186 ТК РФ);
• рождение ребенка, свадьба, смерть родственника (максимальная продолжительность 5 дней – ст. 128 ТК РФ);
• семейные обстоятельства, не прописанные в ТК РФ (за счет сотрудника);
• отработанное ранее время (переработка, труд в праздничные или выходные дни).

Руководитель рассматривает вероятность предоставления отгула, учитывая должность сотрудника, указанную причину, наличия административного взыскания, производственную возможность отпустить работника и так далее. Если в компании задействован только один человек, выполняющий определенные функции, так как второй находится на больничном или в отпуске, могут предоставить мотивированный отказ.

Как правильно оформить?

Служебную записку можно оформить от руки или напечатать. В обоих случаях она будет иметь юридическую силу, если подпись проставляется от руки.

Необязательно лично передавать бумагу ответственному сотруднику, это можно сделать с использованием факса или электронной почты. Но требуется убедиться, что документ принят и подписан. Секретарь или другой специалист должен поставить номер входящего и отметку о принятии.

Пример написания

Стоит рассмотреть образец служебной записки на отгул, чтобы понимать, как примерно нужно ее составлять. Если в компании отсутствует фирменный бланк для подобного рода документов, необходимо руководствоваться общепринятыми правилами.[ads-mob-2]

Вот что указывается в служебной записке на отгул:

[ads-pc-3]

1. в верхней части нужно указать ФИО и должность руководителя компании или отдела, кому документ предоставляется. Ниже пишут те же данные о том, кто составляет заявление;
2. с левой стороны указывается дата регистрации документа и его номер. Эту информацию пишет принимающий бумагу специалист;
3. по центру указывается наименование документа;
4. ниже нужно написать текст примерно следующего содержания: Прошу мне предоставить отгул «___» _________ 20__г. по причине _________________;
5. заверяется документ датой и подписью.

Если причина отсутствия сотрудника предусмотрена Трудовым кодексом РФ и является уважительной, стоит сделать приписку «с сохранением заработной платы».

Когда необходимость отгула обусловлена решением личных проблем, есть возможность оформить административный отпуск за свой счет. В каждой организации могут быть свои нюансы в составлении служебки, поэтому стоит заранее уточнить у руководства, есть ли образец написания этого документа.

https://youtu.be/LxeOT2l3DLo