Ну, честно на отдыхе: для чего нужна справка об отпуске и как она оформляется?

Граждане нередко сталкиваются с ситуациями, когда определенные инстанции требуют от них справки с предприятия, в котором они трудоустроены, о предоставленном отпуске и сохранении на этот период рабочего места. Важно понимать, кто оформляет такой документ и как его получить. Также надо иметь представление о том, как должна выглядеть справка об отпуске, какую информацию в ней указывают.

Зачем нужна?

Справка об отпуске – это документ, в котором приведены сведения о периоде нахождения работника на законном отдыхе. Она выдается администрацией предприятия на основании заявления подчиненного. Отказать в предоставлении такого документа руководство предприятия не имеет права.

Справка о том, что сотрудник находится в отпуске, может потребоваться в разных ситуациях:

• при въезде на территорию другого государства. Такую бумагу запрашивают в некоторых странах для оформления визы. Сотрудники консульства могут связаться с руководством фирмы для того, чтобы удостовериться в том, что представленный документ является оригинальным, содержит достоверные сведения. Справка выступает подтверждением того, что соискатель визы действительно является официально трудоустроенным, посещает страну исключительно с туристической целью;
• родитель не планирует водить ребенка в дошкольное учебно-воспитательное учреждение в период пребывания на отдыхе. Справка нужна для сохранения места в детсадовской группе;
• оформление декрета. Такой документ запрашивают в том случае, если женщина устроилась в компанию и вскоре оформила период нетрудоспособности по беременности и родам или находится в отпуске по уходу за ребенком. В этом случае справка выдается на предыдущем месте труда;
• оформление ежегодного оплачиваемого отпуска на предприятии, на котором сотрудник числится как внешний совместитель. На основании такого документа будут предоставлены отпускные дни в те даты, что и на основном рабочем месте.

Как правильно оформить?

Справка о нахождении в отпуске не имеет унифицированного бланка. Поэтому работодатели вправе оформлять ее в произвольном виде. На некоторых предприятиях разрабатываются и утверждаются фирменные бланки. В таком случае заполняются только пустые строки. Если в компании не используется шаблон, тогда справка об отпуске оформляется на офисном листе стандартного формата. Она может быть написана от руки либо напечатана на компьютере.[ads-mob-1]

Структура документа представлена такими частями:

[ads-pc-2]

1. шапка. Располагается в верхней части листа в правом углу. Приводятся реквизиты компании. Документу обязательно присваивается порядковый номер;
2. название. Пишется с небольшим отступом от шапки по центру листа;
3. основной блок. Приводится вся необходимая информация о сотруднике, датах и продолжительности отпуска. Если к справке прилагаются определенные бумаги, то их перечень обязательно отражается в этой части документа;
4. заключение. Ставятся подписи с расшифровкой.

В справке об отпуске обычно отражается следующая информация:

• наименование компании с указанием организационно-правовой формы и контактных данных;
• фамилия, имя и отчество сотрудника;
• должность работника;
• дата составления документа;
• величина заработной платы (для детского сада указывать доходы сотрудника необязательно);
• тип отдыха;
• дата, с которой сотрудник числится в штате компании;
• продолжительность отпуска;
• даты начала и завершения выходных дней.

Также указывается, что на период пребывания сотрудника на отдыхе за ним сохраняется его рабочее место. Все приведенные сведения должны быть актуальными.

Пример оформления документа

Оформлением справки об отпуске обычно занимается специалист бухгалтерского либо кадрового отдела. Если используется фирменный бланк, то никаких трудностей при составлении документа не возникает.

Ряд вопросов появляется, если на предприятии нет утвержденной формы такой справки. В этом случае рекомендуется пользоваться примером. Его можно найти в архиве компании либо в интернете. Образец справки об отпуске с места работы приведен ниже.

ЗАО «Горизонт»

ИНН 5598763298

КПП 356625774

ОГРН 3622225981547

Адрес: 119048, г. Москва, ул. Кооперативная, д. 59

Телефон: 8(8456)452145

Справка №56-к

об отпуске с места работы

Выдана Орловскому Виктору Андреевичу в том, что он с 15 октября 2018 года по настоящее время работает в ЗАО «Горизонт» на должности менеджера по продаже туристических услуг.

С 20.11.2019 по 17.12.2019 Орловскому Виктору Андреевичу предоставлен очередной ежегодный отпуск с сохранением заработной платы и рабочего места на 28 календарных дней.

Среднемесячный заработок менеджера по продаже туристических услуг Орловского Виктора Андреевича составляет 35000 рублей.

Справка выдана 20.11.2019 для предоставления по месту требования.

Директор ЗАО «Горизонт»          (подпись)           В.А. Антонов

Главный бухгалтер                    (подпись)           А.Т. Максимова

[expert_bq id=2408]Если справка нужна работнику для оформления визы, то лучше использовать образец документа, который приведен на сайте консульства страны. Обычно на официальных порталах данных организаций присутствует шаблон такой бумаги.[/expert_bq]

Кто подписывает?

Подписывает справку об отпуске ее составитель, бухгалтер либо специалист кадрового отдела. Также на документе обязательно ставится подпись руководителя предприятия. Она должна быть оригинальной. В случае использования цифрового аналога справка может быть признана недействительной. Если в компании есть печать, то обязательно делается ее оттиск.

Справка о сохранении рабочего места на время отпуска

Справка о сохранении места работы на период отпуска часто оформляется для получения визы для въезда в другую страну, отпускных дней в компании по внешнему совместительству. Также она может потребоваться во время пребывания в декретном отпуске для расчета социальных выплат. В документе делается акцент на сохранении места труда за сотрудником на период его отдыха. Уровень доходов не указывается.[ads-mob-2]

Приводится следующая информация:

[ads-pc-4]

• реквизиты компании, ее контактный номер телефона;
• имя, фамилия и отчество работника;
• дата, с которой сотрудник числится в штате предприятия;
• структурный отдел, в котором работает подчиненный;
• должность сотрудника;
• даты начала и окончания выходных дней;
• продолжительность отпуска;
• дата рождения работника;
• подпись руководителя компании.

Образец справки о сохранении рабочего места на период отдыха приведен ниже.

ООО «Техносток»

ИНН 5595553298

КПП 333687774

ОГРН 3662225711511

Адрес: 117624, г. Москва, ул. Коммунарская, д. 11

Телефон: 8(8458)467147

Справка №55

о сохранении рабочего места на период отпуска

Справка выдана Симакиной Жанне Павловне, 14 октября 1984 года рождения, в том, что она с 21 ноября 2017 года по настоящее время работает в должности ведущего специалиста в отделе мониторинга и развития в организации ООО «Техносток».

На период с 21 ноября по 18 декабря 2019 года Симакиной Жанне Павловне предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с сохранением рабочего места.

Справка выдана 20.11.2019 для предоставления по месту требования.

Директор ООО «Техносток»      (подпись)            А.А. Воронов

Начальник отдела кадров         (подпись)            Д.А. Карпова

Таким образом, справка об отпуске содержит информацию о сотруднике, датах его пребывания на отдыхе, сохранении рабочего места. Оформляется она в свободном виде либо на фирменном бланке. В зависимости от того, в какую инстанцию подается документ, он может содержать разный объем информации.

Например, для детского сада достаточно указать, в какой период работнику предоставляется отпуск. Для консульства при оформлении визы в справке приводят уровень доходов, даты и продолжительность отдыха, а также указывают, что за сотрудником сохраняется на период отпускных дней его рабочее место. Составлять документ лучше по образцу. Это снизит вероятность допущения грубых ошибок и сократит временные затраты.