Оформляем служебную записку на депремирование сотрудника: основания и образец документа
Иногда служебная записка о лишении премии является основным документом для применения дисциплинарного взыскания. Она позволяет проинформировать начальство о наличии сотрудника, который нарушает трудовую дисциплину или приносит материальный ущерб фирме. Необходимо понимать, как правильно ее оформлять и в каких случаях возможно использовать.
В каких случаях составляется?
Важно понимать, когда необходимо использовать этот документ.
Согласно положениям Трудового кодекса, лишить премии можно в следующих случаях:
[ads-pc-2]
- систематическое невыполнение плановых показателей;
- нарушение трудовой дисциплины и субординации;
- поведение, которое стало причиной появления материального ущерба у компании.
Если в трудовом договоре есть отметка о возможности урезать премию за указанные выше действия (допускается вписать дополнительные условия, когда это необходимо в конкретно взятом случае), то составляется приказ.[ads-mob-1]
Можно использовать служебку в качестве основания для применения дисциплинарного взыскания. Этот документ носит информационный характер. То есть не всегда он считается причиной отмены поощрительных выплат.
Стоит отметить, что в статье 192 ТК РФ написано о возможности не привлекать сотрудника к дисциплинарному взысканию, несмотря на тот факт, что его вина доказана.
[expert_bq id=2408]Основное отличие служебной записки от приказа — это то, что составить ее может любой желающий. Например, работник заметил, что его коллега совершил правонарушение. Тогда он составляет записку на имя руководителя. Последний уже сам принимает решение о необходимости применения штрафных санкций.[/expert_bq]
Инструкция по подготовке записки
Требуется понимать, что документ состоит из нескольких частей. Неправильное ее составление в крупных фирмах может стать основанием для отказа в рассмотрении.
| Раздел | Содержание |
| «Шапка» | Наименование организации, ФИО и должность директора, а потом те же данные о составителе. |
| Оглавление | Служебная записка об уменьшении размера премии сотрудника или о лишении этой выплаты |
| Суть документа | В этом разделе требуется указать, кто, где и при каких обстоятельствах совершил правонарушение. Также важно указать последствия, если они есть. |
| Приложения | Некоторые проступки требуют документального доказательства. Тогда нужно составить акт или другой документ, который подтверждает правонарушение. Без приложений служебка будет выглядеть необъективной, поэтому руководство, как правило, оставляет ее без внимания. |
| Дата | Нужно указывать дату, когда документ был составлен. Она может не совпадать со временем передачи руководству. |
| Данные о регистрации | Каждая фирма должна вести документооборот, согласно установленным законом требованиям. Таким образом, служебку нужно зарегистрировать в журнале входящей документации, придав ей порядковый номер. Сотрудник может предоставить сразу два экземпляра. На втором надо будет указать, под каким номером зарегистрирована жалоба. |
Трудовой кодекс предполагает несколько способов фиксирования правонарушения. Один из способов и должен стать приложением к служебной записке.
| Способ фиксирования | Краткая информация |
| Акт о нарушении | Необходимо для увольнения или оправдания дисциплинарного взыскания |
| Докладная | Применяется во время срыва каких-нибудь мероприятий |
| Решение комиссии | Серьезный документ, который принято использовать при обнаружении недостачи или финансовых махинаций |
Образец и порядок составления
Стоит рассмотреть, как правильно необходимо составлять служебку о лишении премии сотрудника:
- в правом верхнем углу указывается наименование организации, ФИО и должность директора и сотрудника, который обращается к нему. Иногда компании используют специальные бланки для подобных документов.
- название «Служебная записка о лишении премии» или «Служебная записка о сокращении премии»;
- суть обращения, в котором надо лаконично изложить причину, из-за чего конкретно взятого сотрудника стоит лишить премии. Рекомендуется указать само правонарушение, дату его совершения, юридическое обоснование такого вида наказания и объяснения работника по поводу его действий;
- опись приложений. Тут могут быть акт о фиксировании правонарушения, объяснительная сотрудника и другая доказательная база;
- дата и подпись с ее расшифровкой.
Обычно подобные документы составляются начальниками отделов и отправляются директору фирмы. Если планируется лишить работника ежемесячной премии, то подать записку нужно до окончания отчетного периода и составления начислений заработной платы.
+7 (812) 425-62-38 - Санкт-Петербург и обл.
8(800)-350-97-52 - Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Распространенные ошибки
Есть несколько типичных ошибок при составлении документа, из-за которых он не обладает юридической силой:
[ads-pc-3]
- его передали руководителю, минуя секретаря. Как результат, бумага не была зарегистрирована в журнале;
- привлечение к дисциплинарному взысканию не в тот отчетный период, когда было совершено правонарушение. В этом случае работник может обжаловать решение в суде и выиграет дело;
- наличие опечаток или отсутствие одного из пунктов (чаще всего описи).
Таким образом, составление служебки часто необходимо, чтобы восстановить рабочую атмосферу в отделе.[ads-mob-2]
Если этого не сделать, то сотрудник продолжить игнорировать требования руководства, что негативно скажется на финансовом состоянии организации. То есть, эта записка является сигналом для собственников бизнеса или иных ответственных лиц, чтобы предпринять необходимые меры для воздействия на нарушителя.