Оформляем отзыв сотрудника из отпуска: правила составления и образец служебной записки
Нередко происходят ситуации, при которых необходимость приостановить отпуск работника — единственная возможность сохранения работоспособности компании. Чтобы отозвать сотрудника из очередного отпуска, необходимо составить несколько документов. Первым в списке является служебная записка об отзыве из отпуска. В ней обозначается производственная необходимость временной отмены отдыха сотрудника.
Кто занимается оформлением служебки?
Оформлением служебки должен заниматься руководитель отдела или подразделения, в котором работает вызываемый. Иными словами, вызвать работника может только тот, кто принял его на работу.
Оформить записку в отсутствие непосредственного руководителя может исполняющий его обязанности.
Важно учитывать, что есть четыре типа работников, вызов которых незаконен, даже при условии их собственной инициативы:
- беременные женщины;
- работники опасных и вредных предприятий;
- лица до 18 лет;
- находящиеся в учебном отпуске.
Как правильно написать?
В период производственной необходимости непосредственный руководитель принимает решение вызвать работника из отпуска и составляет служебку. В документе указывается обоснование причин для такой меры.[ads-mob-1]
[ads-pc-1]После этого директор фирмы принимает решение по этой записке, указывает резолюцию и ставит свою подпись. Единой формы или образца нет, поэтому служебка на отзыв из отпуска по производственной необходимости заполняется в произвольной форме.
Согласие работника — необходимое условие для вызова из отпуска, об этом гласит ст. 125 ТК РФ. При отсутствии такого согласия заставить сотрудника выйти на работу нельзя, равно как и незаконным будет применение к нему каких-либо взысканий. Поэтому необходимо заручиться письменно заверенным согласием.
Оно может быть дано на уведомлении или в отдельном документе.
[expert_bq id=2408]Если отзыв сотрудника будет принудительным, он может написать заявление в государственную инспекцию труда, после чего компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей.[/expert_bq]
Пример оформления
Для понимания приведен пример ситуации и образец служебной записки об отзыве из отпуска работника. В ООО «АВАНАРТ» заболел мерчендайзер Н. Ю. Габрансян. Мерчендайзер А.С. Мурзин, который может заменить его, находится в очередном отпуске с 12.06.2019 г.
Отпуск составляет 7 календарных дней. Руководителю отдела по работе с сетями нужно согласие директора организации на отзыв сотрудника из регулярного отпуска.
Чтобы отозвать мерчендайзера А.С. Мурзина из отпуска, руководителю отдела по работе с сетями Н.И. Куц нужно положительное решение директора ООО «АВАНАРТ», для этого необходимо:
- составить служебку об отзыве из отпуска по правилам заполнения;
- передать записку для оформления решения и подписи директору.
Образец записки:
Директору ООО «АВАНАРТ»
Солоян А. Т.
Не возражаю.
HR службе оформить
необходимые документы.
Солоян 18.06.2019 г.
Служебная записка
об отзыве из отпуска
По причине болезни мерчендайзера Н. Ю. Габрансяна, прошу отозвать из отпуска мерчендайзера А. С. Мурзина с 19 июня 2019 г.
Руководитель отдела по работе с сетями Куц. И. И.
Куц 18.06.2019 г.
Причины для отзыва в законе не регламентированы, поэтому их можно определять и формулировать в зависимости от ситуации.
+7 (812) 425-62-38 - Санкт-Петербург и обл.
8(800)-350-97-52 - Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
После оформления служебной записки
Когда руководитель компании принял положительное решение об отзыве, надо проинформировать об этом сотрудника.[ads-mob-2]
[ads-pc-3]В уведомлении необходимы:
- разъяснение сотруднику причин и сообщение даты отзыва;
- предложение способов предоставления нереализованной части отдыха;
- ознакомление работника с правом отказа от выхода;
- указание вариантов возврата излишних отпускных.
В законе нет требования о необходимости составления такого документа, но во избежание неприятных ситуаций во время проверок, лучше его составить. Также это позволит сократить документооборот, поскольку сотрудник может заверить свое решение в соответствующей строке этой бумаги.
В случае положительного решения работника нужно издать соответствующий приказ. Он составляется в свободной форме директором организации и заверяется подписями об ознакомлении всех участников процесса вызова сотрудника на работу.
После составления приказа ответственным лицом вносятся соответствующие коррективы в отпускной график, HR-службой пересчитываются отпускные, налоговые взносы и страховые отчисления.