РСВ и уволенные сотрудники: нужно ли включать в отчет и как правильно его заполнить?

В обязанность всех работодателей, которые являются страхователями, входит заполнение и сдача в госорганы формы РСВ. Документ имеет определенную структуру. Вносить информацию в бланк нужно с учетом ряда правил. У многих работодателей возникает ряд вопросов при заполнении формы. Например, не все знают, должны ли отображаться уволенные сотрудники в РСВ. Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к действующим нормативно-правовым документам, регулирующим данную сферу.

Надо ли показывать в РСВ работников, уволенных в прошлом квартале, полугодии?

РСВ расшифровывается как расчет по страховым взносам. Эту форму работодателям нужно заполнять регулярно и подавать в государственные органы. Многие руководители интересуются, включать ли уволенных сотрудников в РСВ.

Ответ на этот вопрос можно найти в письме Федеральной налоговой службы №БС-4-11/4859 от 17 марта 2017 года. В этом документе сказано, что в третьем разделе указываются все застрахованные лица, в пользу которых в отчетном квартале, полугодии или году осуществлялись выплаты или прочие вознаграждения. Сведения о работниках, которые были уволены в предыдущем периоде, также приводятся.[ads-mob-1]

Например, если в течение отчетного квартала бухгалтерия предприятия начислила премию работнику, с которым прекратились трудовые отношения в более раннем периоде, то информацию о нем в РСВ нужно отразить. Факт того, что с данным сотрудником был расторгнут гражданско-правовой либо трудовой договор, значения не имеет.

Если же работник был уволен в предыдущем отчетном периоде, и после этого никаких выплат в его пользу не совершалось со стороны руководства фирмы, тогда включать такого сотрудника в третий раздел РСВ не требуется. Например, трудовые отношения с подчиненным были прекращены в январе. До конца полугода никаких выплат в его пользу не было. В отчете за полугодие сведения о таком работнике отображены не будут.

Куда и в какие сроки сдавать отчет?

Раньше руководители компаний подавали отчетность о страховых взносах по штатным сотрудникам во внебюджетные фонды, то есть в ФСС, ПФР. 2017 год внес определенные изменения. С 2017 года РСВ требуется сдавать в ФНС.

Именно эта организация занимается контролем уплаты страховых взносов. Работодателям следует направлять отчетность в налоговую инспекцию по месту регистрации.

Что касается сроков, то сдавать РСВ в ФНС работодатели должны ежеквартально до 30 числа месяца, следующего после завершения отчетного периода, то есть, в конце января, апреля, июля и октября.[ads-mob-2]

При этом нужно учитывать, что, если 30 число приходится на выходной или праздник, то крайняя дата подачи формы в ФНС переносится по правилам, установленным Налоговым кодексом, на ближайший рабочий день.

Структура документа

[ads-pc-2]Форма РСВ имеет определенную структуру. Документ на первый взгляд кажется очень объемным. Но страхователю нужно заполнять не все разделы.

Документ состоит из таких частей:

1. титульная страница;
2. раздел №1. Приводятся сводные данные по страховым взносам;
3. раздел №2. Заполняется для глав крестьянского фермерского хозяйства;
4. раздел №3. Это персонифицированные сведения о каждом сотруднике.

Разделы имеют подразделы, приложения.

Как правильно заполнить?

РСВ составляется по форме, утвержденной приказом ФНС России №ММВ-7-11/551@ от 10 октября 2016 года. В этом же документе приведен и порядок заполнения бланка.

Инструкция по внесению информации в форму РСВ:

• титульный лист заполняют все страхователи. Указывается информация о работодателе (ИНН организации, КПП (для юридических лиц), организационно-правовая форма, ОКВЭД-2, контактный телефон), номер корректировки документа, код отчетного периода, календарный год, количество страниц документа. Во второй части титульного листа вносятся данные о должностном лице, которое подписывает форму. Указывается ФИО, личная подпись, дата заполнения РСВ;
• заполняется первый раздел. Тут отображается информация о страховых взносах, которые работодатель исчисляет из зарплаты своих подчиненных. Указывается код бюджетной классификации;
• заполняется третий раздел. По каждому сотруднику отдельно приводятся персонифицированные сведения. Указывается ИНН, СНИЛС работника, гражданство, половая принадлежность, дата рождения, серия и номер паспорта. Делается отметка о том, застрахован подчиненный или нет. Заполнение раздела 3 на уволившихся работников имеет некоторые особенности. В подраздел 3.2 информация не вносится, если начислений за отчетный период не производилось. В этом случае указываются только сведения, позволяющие идентифицировать сотрудников, с которыми был прекращен трудовой договор.

При заполнении документа следует придерживаться таких правил:

1. нумеровать страницы, проставляя в соответствующих ячейках «001», «002», «003» и т.п.;
2. текстовые поля заполнять слева направо печатными буквами;
3. десятичные дроби записывать в два пола;
4. в конце каждой страницы ставить дату и подпись.

Пример заполнения расчета страховых взносов

Рекомендуется при составлении отчетности РСВ использовать образец. Это поможет без ошибок заполнить форму. Также наличие примера минимизирует временные затраты.

Обязательно ли выдавать справку уволенному сотруднику на руки?

[ads-pc-4]При увольнении сотруднику выдается выписка из формы РСВ. Обязанность предоставления работнику сведений персонифицированного учета установлена четвертым пунктом статьи №11 ФЗ №27 от 1 апреля 1996 года. Справка из РСВ – это документ, подтверждающий факт получения зарплаты и начисления взносов.

Информация в выписку вносится только по работнику, с которым был прекращен трудовой договор. Справка выдается в день фактического увольнения вместе с остальными документами для сотрудника. Согласно статье №151 Гражданского кодекса России, подчиненный имеет право подать на работодателя иск в суд за отказ в выдаче формы РСВ на руки, а также потребовать материальную компенсацию.[ads-mob-3]

Надо отметить, что выписку из РСВ работодатель должен предоставить любому штатному сотруднику, который подал заявление на получение подобного документа. Справку следует подготовить бухгалтерии предприятия в течение 5 календарных дней после получения запроса от подчиненного.

Образец выписки

При увольнении сотрудника выписку из РСВ для него готовит отдел бухгалтерии. Важно отобразить в справке всю необходимую информацию. Данные должны быть точными и актуальными.

Таким образом, форма РСВ заполняется и подается в налоговую инспекцию ежеквартально. В документе отображают штатных и уволенных за отчетный период сотрудников. Выписку из РСВ в обязательном порядке выдают работнику в случае его увольнения. Справка предоставляется в день фактического прекращения трудовых отношений. Также ее выдают в пятидневный срок по письменному заявлению штатного подчиненного.