Заполняем трудовую книжку: правила оформления и образец записи об увольнении

Расторжение трудовых отношений с работником всегда вызывает необходимость оформление некоторых документов. Обязательным и одним из заключительных этапов является запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника. Эту процедуру выполняет в большинстве случаев специалист отдела кадров организации.

Общие правила заполнения трудовой

Существует ряд законодательных актов, которые регулируют и устанавливают общие нормы и правила ведения трудовых книжек по разным основаниям:

1. ТК РФ – основной законодательный акт, регулирующий отношения между сотрудником и работодателем;
2. постановление Минтруда России №69 от 10.03.2003 г. В нем изложены основные нормативы заполнения трудовых книжек, в том числе и при увольнении сотрудника.

В разделе «Общие положения» указанного документа приведены основные нормы, которые должны соблюдаться при внесении записей:

• использование арабских цифр в формате «число и месяц – двухзначное, год – четырехзначное число» при вписывании любых дат. Например, если работник уволен 5 мая 2019 года, запись даты должна быть такой «5.05.2015»;
• допустимо использование ручки синего, черного или фиолетового цвета;
• обязательно внесение записи аккуратно;
• недопустимо использование сокращений;
• разрешено использование каждой графы исключительно для внесения данных, предназначенных дня нее.

[expert_bq id=2408]Согласно Постановлению, если имеется запись, которая впоследствии признана судом недействительной или аннулируется, сотрудник вправе получить дубликат документа без соответствующей записи.[/expert_bq]

Как правильно заполнить?

Перед специалистами кадровой службы может при различных обстоятельствах встать вопрос, как правильно сделать запись в трудовой книжке об увольнении сотрудника.

Целесообразно придерживаться определенной последовательности внесения информации:

• в графу 1 вписывается актуальная информация о порядковом номере записи. Он присваивается следующий по порядку;
• в графе 2 проставляется дата прекращения соглашения с сотрудником;
• в поле 3 вносятся данные о причине окончания рабочих отношений между сторонами;
• графа 4 отражает информацию о документе, послужившим основанием для прекращения договора.

Все указанные сведения вписываются с соблюдением общих правил заполнения документа. Недопустимо наличие ошибок. Если допущена  описка или неточность, можно сделать аккуратное зачеркивание и внести рядом правильные данные. В таком случае ответственный сотрудник вносит пометку «исправленному верить» и ставит личную подпись.[ads-mob-1]

Какую дату ставить?

Проставление даты в трудовой книжке при увольнении напрямую зависит от того, по какому основанию проведено расторжение договора. Обычно датой увольнения выступает последний рабочий день, например, при уходе по собственному желанию, инициативе работодателя, сокращении и т.д.

Проблемы с определением даты возникают при прекращении рабочих отношений по причине смерти сотрудника. В этом случае в документах следует проставить число, указанное в свидетельстве о смерти.

Как правильно писать: уволен или трудовой договор расторгнут?

Постановление Минтруда России №69 от 10.03.2003 г. содержит две формулировки, которые допустимы при внесении сведений об увольнении работника в кадровые документы:

[ads-pc-1]

• уволен;
• трудовой договор прекращен.

Однако в ст. 84.1 ТК РФ, который выше по значению, имеется указание на внесение сведений об окончании действия соглашения с точной формулировкой в соответствии с ТК РФ. Это означает, что трудовой договор может быть расторгнут, прекращен. Независимо от основания может использоваться любая из представленных формулировок.[ads-mob-2]

Однако при расторжении отношений между сторонами по инициативе одной из них, при достижении соглашения часто указывают именно формулировку «уволен» или «трудовой договор расторгнут». При наступлении какого-либо события, независящего от воли сторон, применяется трактовка «прекращен трудовой договор».

Например, если это связано со смертью сотрудника запись «уволен» звучит менее корректно, чем альтернативная. В этом случае «трудовой договор прекращен» не выражает инициативы какой-либо стороны закончить производственные отношения, больше указывая на наступление независящего от воли участков события.

Примеры правильных формулировок и оформления

Для понимания правил отражения информации в кадровых документах, целесообразно изучить образец записи об увольнении в трудовой книжке.

В зависимости от основания могут вноситься следующие формулировки:

• «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Нужна ли подпись работника?

Все внесенные записи заверяются подписью сотрудника. Она обязательно проставляется в самом низу после информации о причинах и основаниях прекращения рабочих отношений. Кроме того, подписывает внесенные данные руководитель организации или иной специалист, обладающий таким правом оформления сведений в личном документе сотрудников и постановки подписи.

Куда обратиться, если нет отметок о приеме и увольнении?

Работодатель обязан внести соответствующие данные в кадровые документы при приеме работника, увольнении и других событиях, требующих фиксации.[ads-mob-3]

Однако отсутствие записей может быть обусловлено несколькими событиями:

[ads-pc-4]

• работодатель не вписал данные;
• сотрудник потерял или утратил трудовую книжку.

Во втором случае у работника есть возможность восстановить записи. Для этого следует обратиться в прежние места трудоустройства.

Если работодатель вообще не внес записей, то работник вправе обратиться в следующие инстанции:

• трудовая инспекция;
• суд;
• прокуратура.

Для начала следует попросить руководство организации исправить ситуацию. Если сделать этого не удалось, то целесообразно писать жалобу или иск в перечисленные инстанции.

Как аннулировать запись об увольнении с работы?

Запись об увольнении, сделанная незаконно и признанная таковой судом, аннулируется внесением соответствующих сведений. Просто зачеркнуть недействительную запись нельзя, вписываются новые сведения на основании решения суда.

В этом случае сотрудник вправе заменить трудовую книжку на дубликат, где отсутствует недействительная запись. Часто, с целью аннулирования обращаются в суд, когда увольнение произошло по инициативе работодателя.[ads-mob-1]

В этом случае при вынесении положительного решения судом, после представления постановления работодателю, будет внесена соответствующая запись. В итоге, при заполнении трудовой книжки в случае увольнения работника следует соблюдать правила, установленные законодательством. Недопустимо наличие ошибок и исправлений, заполнение разрешено определенными чернилами. Графы документа заполняются строго в соответствии с содержанием каждой из них.